Jedes Jahr trifft sich die internationale Elite des Pferdesports in St. Gallen. Beinahe jedes Jahr, denn im Jahr 2020 musste der Concours für einmal ausgesetzt werden. Dafür nutzte die Organisation die Chance und setzte zum Sprung auf ein neues CRM-System an. Was für CSIO St. Gallen dabei entscheidend war und wie die Umstellung gelungen ist, verriet uns OK-Präsidentin Nayla Stössel in einem persönlichen Gespräch.

Die eine oder andere Hürde musste die Organisation bis zum Event noch nehmen. Zu diesen gehörte auch die Umstellung des CRM-Systems, wobei Qmart das Team um Nayla Stössel unterstützen durfte.

Dazu darf ich kurz erläutern: wir sind innerhalb des Organisations-Komitees ein schlank aufgestelltes operatives Team. Vor und zum Anlass hin wachsen wir auf ein paar hundert Helferinnen und Helfer. Über den Rest des Jahres betreuen wir unsere Kunden und Partner möglichst direkt und persönlich. Einem zentralen Tool dafür, dem CRM-System, stand eine Ablösung durch eine neuere Version bevor. Diese Gelegenheit haben wir genutzt, um eine neue Lösung zu evaluieren. Das bestehende System war zu komplex geworden und mit der Aktualisierung zu viele aufwändige Anpassungen nötig.

Wie seid ihr vorgegangen, nach was habt ihr gesucht?

Für uns standen wenige Kriterien im Vordergrund: Einfachheit, Flexibilität und Kosten. Als kleines Team muss eine Lösung intuitiv und übersichtlich sein. Wir wollten verschiedene Tools und Systeme zusammenlegen, Schnittstellen reduzieren und damit vereinfachen. Gleichzeitig mussten wir flexibel bleiben und bei Bedarf wachsen können, bei überblickbaren Kosten. Mit Qmart arbeiten wir schon lange zusammen, so haben wir uns für einen gemeinsamen Wechsel auf Hubspot entschieden.

«Mit Qmart als Partnerin haben wir das gute Gefühl, weiter wachsen zu können.»

– Nayla Stössel

Wir hatten nach dem Entscheid für die neue Lösung ein fixes Zeitfenster für die Umstellung. Bis im Frühling mussten alle Listen, Vorlagen, Prozesse und Formulare aufgesetzt, das System einsatzbereit sein – für den Fall, dass der Anlass wieder stattfinden kann. Wir hatten in beiderlei Hinsicht Glück. Gemeinsam mit Qmart haben wir das System eingerichtet und getestet und dank der Bewilligung, den CSIO wieder durchführen zu können, konnten wir dieses auch gleich live einsetzen. Anfangs glaubten wir, der Anlass müsse ohne Publikum stattfinden. Dann wurden 300 Personen erlaubt und schliesslich erhielten wir eine besondere Bewilligung für einen Pilotanlass mit erweitertem Sicherheitskonzept für täglich 1’000 Personen. Dies erforderte bereits einiges an Flexibilität unter Einhaltung der strengen Vorgaben bezüglich Kommunikation und Kontakt-Tracing. Die Feuerprobe war gut überstanden.

Das klingt nervenaufreibend, war es das auch?

Nun, die geänderten Rahmenbedingungen forderten eine Anpassung aber wirklich nervenaufreibend war es nicht. Während dem ganzen Projekt fühlten wir uns durch Qmart immer sehr gut unterstützt. Generell schätzen wir die Zusammenarbeit sehr. Innerhalb des Projektes und der fortlaufenden Betreuung begegnen wir uns immer auf Augenhöhe. Mit Hubspot als Software-Plattform und Qmart als Partnerin haben wir das gute Gefühl, weiter wachsen zu können.

Liebe Nayla, vielen Dank für das Gespräch und viel Erfolg weiterhin.